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Referenz: Gesundheitswesen

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Carebase ist in Großbritannien ein führender Betreiber von Alten- und Pflegeheimen und unterhält insgesamt 15 Einrichtungen. Die richtige Atmosphäre ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg der Heime: Bewohner sollen sich jederzeit zu Hause fühlen und gleichzeitig bestens betreut werden. Personalauswahl und Qualitätsmanagement sind hierbei besonders wichtig; automatisierte Abläufe in Personalbeschaffung und Qualitätssicherung gewährleisten optimale Arbeitsbedingungen.

Viele Pflegekräfte stammen heute aus Ländern außerhalb des Vereinigten Königreichs, wodurch sich zusätzliche Anforderungen für Einstellungen ergeben. Früher erstellte die Personalabteilung für jede Neuanstellung eine papierbasierte Checkliste mit den erforderlichen Dokumenten. Anschließend wurden Unterlagen zwischen Einrichtungen hin- und hergeschickt. Mit steigender Personalbeschaffung offenbarten sich jedoch immer mehr Probleme innerhalb des Vorgangs. Häufiges Einscannen und Ausdrucken beim Austausch der Unterlagen erschwerte beispielsweise das Wiederfinden und erhöhte das Risiko, dass falsche oder ältere Versionen zum Einsatz kamen. Gleichzeitig war den Beteiligten oft unklar, welche Dokumente für den Abschluss des Vorgangs noch benötigt wurden. Entsprechend wollte Carebase den gesamten Ablauf optimieren und vor allem digital gestalten. Dafür begutachtete man unterschiedliche Lösungen. Nach einer überzeugenden Lösungspräsentation des DocuWare Partners entschied sich das Unternehmen für das Cloud-basierte Dokumentenmanagement-System (DMS).

Einrichtung und Training in wenigen Tagen

Nach nur einer Woche war der wichtigste Prozess der Personalbeschaffung digital abgebildet. Die bisherige Checkliste wird heute elektronisch erstellt und im Dokumenten-Pool abgelegt. Anschließend erinnert DocuWare sowohl Neuzugang als auch Personalabteilung in einem vollautomatischen Workflow an die erforderlichen Unterlagen. Berechtigte Mitarbeiter können Dokumente dabei jederzeit einsehen und bearbeiten – ohne dass es zu Versionierungsfehlern kommt. Sind die Unterlagen komplett, so schließt die Personalabteilung den Vorgang per Mausklick ab. Die vollständige Personalakte verbleibt anschließend gesetzeskonform im revisionssicheren Archiv.

Land:
Großbritannien
Branche:
Gesundheitswesen
Abteilung:
Personalwesen |Zentrale |Qualitätssicherung
Deployment:
Cloud
Integration:
Microsoft Power Automate |Make

Es ist nicht ganz trivial, aus einer Vielzahl von täglich erstellten Dokumenten die richtigen Inhalte dynamisch auszulesen und daraus ein wöchentliches Reporting zu erstellen. Dank DocuWare Cloud und der Integration in Make ist uns diese Aufgabe auf überraschend einfache Weise und in kürzester Zeit gelungen.

Vasan Velayutham
Finance Director, Carebase

Einfache Integration in andere Cloud-Applikationen

Nach der erfolgreichen Umsetzung des Erstprojekts digitalisierte Carebase weitere papierintensive Abläufe, wie etwa die Vorgangsdokumentation in der Qualitätssicherung: Jede Heimküche erfasst über das tägliche Kitchen Sheet Essensausgaben oder Temperaturen von Kühl- und Gefrierschränken. DocuWare Cloud übernimmt nicht nur die digitale Dokumentenablage, sondern verbindet sich über die iPaaS-Plattform Make auch mit anderen Cloud-Applikationen, wie etwa Microsoft Power Automate. Dort werden die Daten weiterverarbeitet und für ein einfacheres Reporting zusammengefasst. Erstellt also ein Mitarbeiter ein neues Kitchen Sheet, so extrahiert DocuWare die relevanten Werte und übermittelt sie über Make an das wöchentliche Reporting-Dokument in Microsoft Power Automate. Während das Qualitätsmanagement früher sämtliche Einzelwerte aus den Tagesberichten heraussuchen und an den wöchentlichen Report übertragen musste, wird der wöchentliche Excel-Report nun automatisch erzeugt und verteilt. Und zwar jeden Montagmorgen mit den Werten aus der letzten Woche aller Wohnheime. 

Zeitersparnis und Compliance-Sicherheit

Die eingesparte Zeit, die sich aus der Prozessautomatisierung ergibt, ist immens, da manuelle Zusammenstellung und -kontrolle von Daten dank Integration vollständig entfallen. Die freigewordenen Ressourcen verwendet Carebase, um die Service-Qualität zu verbessern und weiterhin auf Wachstumskurs zu bleiben. Seit der Prozessoptimierung musste das Unternehmen beispielsweise trotz steigender Dokumentationspflichten kein zusätzliches Verwaltungspersonal einstellen. Gleichzeitig garantiert DocuWare höchste Compliance-Sicherheit durch eine revisionssichere und digitale Archivierung aller vertraulicher Unterlagen.

Dank der hervorragenden Lösungspräsentation des DocuWare Partners waren wir uns bereits vor Vertragsabschluss sicher, dass das DMS unsere jetzigen und zukünftigen Anforderungen vollständig abdeckt.

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